INFORMATIONEN BEWERBUNG
RUDOLFS WEIHNACHT 2025
Herzlich Willkommen liebe:r Aussteller:in
Update Mai 2025
Es ist offiziell - Die Bewerbungsphase ist eröffnet! Schön, dass du hier bist!
Wir können es kaum erwarten, die einzigartigen, mit Herzblut entwickelten Ideen kennenzulernen.
Verführerische Gaumenfreuden, kunstvolle Handwerke und besondere Geschenkeschätze – Gemeinsam kreieren wir eine festliche Welt, die zum Staunen, Entdecken und Geniessen einlädt.
Du möchtest einen Teil davon sein? Let's go!
Sende uns deine Bewerbung bis spätestens am 30. Mai 2025 und präsentiere uns dein ganz besonderes und einzigartiges Angebot - Wir freuen uns! ❤︎
HINWEIS:
Der geplante Zeitraum vom Samstag, 15. November 2025, bis Montag, 22. Dezember 2025, steht noch unter Vorbehalt der behördlichen Genehmigung. Die untenstehenden Informationen sind deshalb ohne Gewär und Änderungen sind jederzeit möglich.
❤-lichst, dein Team von Rudolfs Weihnacht
BEWERBUNG
AUSSTELLENDEN
2024
1. ECKDATEN
DATEN
Samstag, 15. November bis Montag, 22. Dezember 2025, 38 Tage
ORT
Luzerner Inseli-Park, Werftsteg, 6005 Luzern
(neben der Universität Luzern, hinter dem KKL und wenige Gehminuten vom Luzerner Hauptbahnhof entfernt)
ÖFFNUNGSZEITEN
Der Markt ist in zwei Öffnungszonen aufgeteilt.
Zone 1:
Montag - Samstag: 11:00 - 22:00 Uhr
Sonntag: 11:00 - 20:00 Uhr
Zone 2:
Montag - Freitag: 16:00 - 22:00 Uhr
Samstag: 11:00 - 22:00 Uhr
Sonntag: 11:00 - 20:00 Uhr
Unabhängig der gewählten Zone, eröffnet Rudolfs Weihnacht gemeinsam am Samstag, 16. November 2025, um 16.30 Uhr und schliesst am Montag, 22. Dezember 2025, um 22.00 Uhr.
Die gewünschte Öffnungszeit kann im Bewerbungsformular ausgewählt werden und ist ab dann verbindlich.
Das heisst, wir agieren als Gemeinschaft und öffnen respektiv schliessen unsere Hütten im Einklang. Ein früherer Abbau oder eine frühere Schliessung der Hütten ist nicht gestattet.
⤷ Die Preise verändern sich nicht, weil die Vorteile der unterschiedlichen Öffnungszeiten für die Ausstellenden individuell sind.
2. KATEGORIEN UND PREISE
2.1. KONDITIONEN
KATEGORIE 1: ESSEN zum direkten Verzehr (RESTAURATION)
Samstag, 15. November bis Montag, 22. Dezember 2025, 38 Tage
HÜTTEN-MIETE
Chalet 3x2 Meter (6 m²) = CHF 4'400.--*
Chalet 4x2 Meter (8 m²) = CHF 4’900.--*
SPECIAL: TRUCKS & EIGENE BAUTEN
Eigenbauten werden in Einzelfälle akzeptiert, vorausgesetzt sie passen optimal in den Rudolfs-Marktcharakter und sind ein Mehrwert für das Rudolfs-Erscheinungsbild (z.B. Food-Stände mit Old-Timer-Trucks mit wenig / kein Branding, besonders hübsche Berg-Gondeln etc.).
Die Entscheidung, obliegt der Veranstalterin und kann ohne Begründung abgelehnt werden.
Bei der Bewerbung ist ein Foto von der Eigenbaute mit zusenden, damit die Entscheidung getroffen werden kann. Ohne Bild wird die Anfrage automatisch abgelehnt.
PLATZ-MIETE
Eigenbau = CHF 4'900.-- bis 8m² plus CHF 500.- für jeden zusätzlichen m²
ALLGEMEINE ANWEISUNGEN:
-
Der Verkauf von Getränken ist nicht gestattet.
-
Bewerbungen von Food-Ausstellenden werden ausschliesslich für die komplette Laufzeit (alle 39 Tage) angenommen.
-
Alle Fleischprodukte müssen aus der Schweiz sein.
-
Fisch & Meeresfrüchte sind nicht erlaubt.
-
Anbietende aus der Region & Anbietende mit vegetarischen / veganen Optionen werden bevorzugt.
PLUS
UMSATZBETEILIGUNG
Wenn 12% vom Umsatz die Grundmiete übersteigt, so sind 12% vom Umsatz als zusätzliche Miete zu leisten.
PLUS
NEBENKOSTEN
Die Nebenkosten von CHF 1'000.- sind einmalig und beinhalten die allg. Reinigung und Abfallentsorgung, Sicherheitsdienst, Verwaltungskosten-Pauschale und einem Werbebeitrag.
PLUS
STROM
Wir halten euch dazu an, stromsparende Massnahmen zu ergreifen; LED-Lampen, Einsatz von stromsparenden Kocheinrichtungen, Verzicht auf Heizungen, Einsatz von Isolationsmatten am Boden, etc.
Bei Vertragsabschluss bitten wir um genaue Angaben, wie viel Strom für die Gerätschaft maximal benötigt wird.
Die aktuellen Strom-Preise sind folgendermassen:
PLUS
★ ZUSATZ ★
Die Flächen müssen mit Holz oder ähnlichem eingekleidet werden.
Falls die Konstruktion das Marktbild negativ beeinflusst, wird diese Leistung zusätzlich zum Preis für den Platz hinter der Hütte mit einer Aufwandsentschädigung von CHF 250.- verrechnet und vom Rudolfs Weihnachts-Team übernommen.
Keine Angabe = keine Erlaubnis ein Gerät hinter die Hütte zu stellen.
Der Platz für den Wasserspender ist gratis.
2.2. KONDITIONEN KATEGORIE 2: PRODUKTE & FOOD-PRODUKTE
Verkauf von DESIGNS und / oder PRODUKTEN und / oder ESSEN ZUM MITNEHMEN/VERSCHENKEN (DETAILHANDEL)
Produkte- / Spezialitäten-Hütten (Standardgrösse 3x2m) können über einzelne Phasen oder über die ganze Marktdauer (38 Tage) gebucht werden.
HÜTTEN-MIETE:
Phase 1: Samstag, 15. November - Mittwoch, 26. November 2025 (12 Tage) = CHF 720.--
Phase 2: Donnerstag, 27. November - Dienstag, 9. Dezember 2025 (13 Tage) = CHF 1'145.--
Phase 3: Mittwoch, 10. Dezember 2025 - Montag, 22. Dezember 2025 (13 Tage) = CHF 1’325.--
❉ Ausstellende, welche sich für die ganze Marktdauer (1-3 Phase) anmelden, erhalten einen Rabatt von 5% auf die Fixkosten.
SONDERWUNSCH einer grossen Produktehütte 4x2m (8m²)
Die grossen Produkte-Hütten können nur über die gesamte Marktdauer gebucht werden (Phase 1 - 3).
Aufpreis von CHF 1'500.--
ALLGEMEINE ANWEISUNGEN:
-
Der Verkauf von Getränken ist ausschliesslich in geschlossenen Flaschen möglich. Nicht gestattet sind offene Getränke am Stand (wie eine Bar) auszuschenken und zu verkaufen!
Ausnahme: Für die Verkaufsförderung nach Absprache mit der Veranstalterin kann Mini-Degustation in Shot-Gläser-Grössen bewilligt werden. -
Ausgewählte abgepackte Lebensmittel wie Marmeladen, Kekse, Gebäcke, Kaffee- und Teespezialitäten, etc. - werden im Einzelfall betrachtet und mit Rücksprache der Veranstalterin genehmigt.
-
Anfragen von Spezialanbieter:innen wie zum Beispiel Handwerker:innen, welche Ihre Produkte auch vor Ort produzieren und präsentieren möchten, nehmen wir gerne entgegen.
-
Bewerbungen sind für die ganze Marktdauer oder einzelne Phasen möglich.
PLUS
UMSATZBETEILIGUNG
Wenn 12% vom Umsatz die Grundmiete übersteigt, so sind 12% vom Umsatz als zusätzliche Miete zu leisten.
PLUS
NEBENKOSTEN
Die Nebenkosten von CHF 200.- sind pro Phase und beinhalten die allg. Reinigung und Abfallentsorgung, Sicherheitsdienst, Verwaltungskosten-Pauschale und einem Werbebeitrag.
PLUS
STROM
Wir halten euch dazu an, stromsparende Massnahmen zu ergreifen; LED-Lampen, Einsatz von stromsparenden Kocheinrichtungen, Verzicht auf Heizungen, Einsatz von Isolationsmatten am Boden, etc.
Bei Vertragsabschluss bitten wir um genaue Angaben, wie viel Strom für die Gerätschaft maximal benötigt wird.
Die aktuellen Strom-Preise sind folgendermassen:
3. CHALETS / HÜTTEN
Das Dorfleben soll verspielt und lebendig wirken, deshalb bietet Rudolfs verschiedene Hüttentypen an:
Normale- (6m²) oder grosse- (8m²) Hütten sowie Hütten, die begehbar oder geschlossen sind.
-
Das OK versucht alle Wünsche der Begehbarkeit zu berücksichtigen.
-
Wir versuchen immer ein möglichst faires System zu erstellen, so dass niemand Vor- oder Nachteile hat.
WICHTIG: Dein Hüttenstandort wird erst nach deinem Einzug (Check-In) bekannt gegeben. Vorab können keine Hütten- und Standortwünsche berücksichtigt werden. -
Die Hütten werden ohne jegliche Infrastruktur gestellt.
-
Jede Hütte hat einen einzigen Zugang zum Strom, gemäss der aufgegebenen Bestellung, welche spätestens bei Vertragsabschluss angegeben werden muss.
-
Die Feinverteilung in der Hütte und zum Stromkasten erfolgt durch die Ausstellenden (eigene Verteiler, Adapter und Mehrfach-Stromleisten mitnehmen).
-
Die Aussteller:innen sind für Auftritt, Beleuchtung, Ablageflächen in der Hütte, Boden-Schutz / Isolation und die Dekoration selbst verantwortlich.
-
Das Anbringen von individueller Deko und Beschilderung usw. ist willkommen und erwünscht. Vor einem Vertragsabschluss werden dir hierzu noch genauere Infos geliefert. Bitte Aussteller:innen Infos (Link folgt nach Vertragsabschluss) beachten und genau lesen.
-
Entstehen Schäden an der Hütte, werden die nötigen Reparaturen von der Veranstalterin vollständig den Mietern weiterverrechnet.
-
Die Mietenden sind dazu verpflichtet, die Sicherheitsbestimmungen zu beachten.
-
Nach Beendigung des Mietverhältnisses sind die Hütten in ursprünglichem Zustand abzugeben und falls nötig, auf eigene Kosten wieder herzustellen.
-
Detaillierte Hüttenpläne und Zusatzinformationen folgen nach Vertragserhalt.
Details zu den Hüttenmassen
Hütte gross nur für Food (4x2m)
Hütte normal (3x2m) geschlossen
Hütte normal (3x2m) begehbar
ANMERKUNG
Grosse Hütte: FOOD Stände, PRODUKTE (auf Wunsch, nur über alle drei Phasen).
4. ALLGEMEINE INFORMATIONEN
ZAHLUNGSSYSTEM
All unsere Aussteller:innen müssen zwingend ein Cashless-Kassensystem (mit Schweizer Währung) haben und die Tagesabschlüsse vorlegen können. Wir empfehlen die Softwares wie Sumup, getButik oder Paymash. Hier können eure Gäste ganz einfach mit der EC- oder Kreditkarte bezahlen. Natürlich ist auch Twint eine gute Lösung. (Achtung: Es gibt immer noch einige, die kein Twint haben, deshalb ist die optimale Lösung, beides im Angebot zu haben!)
BEWERBUNGS-AUSWERTUNG
Wir beurteilen die Bewerbungen nach Qualität der Produkte und den Nachfrageerfahrungen der letzten Jahren. Uns liegt es am Herzen, das Erscheinungsbild und den Auftritt im Sinne unserer Gäste zu gestalten, und bestmöglich auf ihre Wünsche einzugehen.
Es ist grossartig, wenn wir bereits anhand eurer Bewerbung viel über euch erfahren dürfen. Gute Bilder und eventuell noch ein / zwei Worte über euch, eure Produkte und / oder eure Firma sind dabei sehr hilfreich.
AN- UND ABFAHRTEN / CHECK-IN UND -OUT
Die genauen Anfahrtszeiten erhalten die Aussteller:innen nach dem Vertragsabschluss. Der Weihnachtsmarkt liegt verkehrstechnisch günstig und ist einfach zu finden. Bitte achtet aber darauf, dass die öffentlichen Verkehrsregeln immer eingehalten werden und wir Dritte nicht behindern.
HINWEIS: Wir stellen keine Parkplätze zur Verfügung. Parkhäuser und öffentliche (kostenpflichtige) Parkplätze sind in der Nähe zu finden.
EINZUG / AUFBAU / CHECK-IN
Der Check-In-Zeitpunkt wird ein paar Tage vor dem Anlass bekannt gegeben. Sie erfolgen jeweils am Vormittag.
Phase 1:
Food Check-In’s: 1-2 Tage vor der Eröffnung
Produkte Check-In’s: 1 Tag vor Eröffnung oder am Eröffnungstag
Phase 2 und 3:
Produkte Check-In’s: Am ersten Markt-Vormittag
Beim Hüttenbezug ist ein Depot von CHF 300.- fällig. Ist das Verhalten der Ausstellerin / des Ausstellers während der ganzen Marktphase einwandfrei (pünktliches Öffnen und Schliessen, sauberes Arbeiten, Einhalten der Hygiene- und Brandschutzauflagen, etc. …) und wird die Hütte im ursprünglichen Zustand zurückgegeben, so erhältst du dein volles Depot zurückerstattet.
ANLIEFERUNGEN
Die täglichen Anlieferungen können bis maximal 30 Minuten vor Marktbeginn getätigt werden.
ACHTUNG: In den letzten Jahren mussten wir leider die Erfahrung von Diebstählen machen. Wir legen euch nahe, eure Wertsachen immer auf euch zu tragen und eure Fahrzeuge niemals unabgeschlossen aus den Augen zu lassen! Ein Security-Team ist immer auf dem Platz und kann bei Unsicherheit oder Skepsis jederzeit dazu geholt werden.
AUSZUG / ABBAU / CHECK-OUT
Der Check-Out erfolgt am letzten Phasentag und nach Marktschliessung. Auch hier erhalten die Aussteller:innen einen genauere Informationen nach Vertragsabschluss.
ORDNUNG UND REINIGUNG
Jede:r Aussteller:in ist für die Sauberkeit seines:ihres Standes und dem unmittelbaren Umfeld verantwortlich. Sollte dies nicht beachtet werden, kann eine zusätzliche Reinigung vom Veranstalter veranlasst und dem:r Betreiber:in in Rechnung gestellt werden
Die Einhaltung von Hygienevorschriften und Brandschutz des Kantons Luzern sowie der Einsatz eines Kassensystems durch Aussteller:innen, welche mit Essen zu tun haben, ist zwingend.
Beim Check-Out muss jede Hütte gereinigt und im ursprünglichen Zustand (innen und aussen) an das OK-Team zurückgegeben werden.
DEPOTSYSTEM
Dieses Jahr wir es ein Depotsystem für die Food-Stände geben. Wir werden auf der Vertrags Webseite darüber informieren.
VERSICHERUNG / HAFTUNG
Jede:r Aussteller:in muss für die Laufzeit mit einer Haftpflicht- und Sachversicherung (z.B. Diebstahl ausser Haus / für den Betrieb) versichert sein. Für die Versicherung ist jede:r Aussteller:in selbst verantwortlich. Gegenüber der Veranstalterin können keine Haftung erheben.
Kann Rudolfs Weihnacht aufgrund höherer Gewalt (Naturkatastrophe, politische Unruhen etc.) nicht stattfinden, entstehen keine gegenseitigen Haftungsansprüche.
ZAHLUNGSBEDINGUNG
Die Bewerbungen werden ausgewertet und schriftlich bestätigt / abgesagt. Mit der Bestätigung erhalten die Aussteller:innen den entsprechenden Vertrag. Dieser ist ausgefüllt und unterzeichnet an uns zurückzusenden. Mit vollständigem Vertragserhalt senden wir den Aussteller: innen eine erste Akonto-Rechnung, die innert 10 Tagen zu begleichen ist.
Der Zahlungseingang ist für den Check-In massgebend. Sollten die Zahlungsfristen nicht eingehalten werden, wird der Standplatz ohne weitere Wahrung an jemanden auf der Warteliste weitergegeben.
VERBINDLICHKEIT
Eine Bewerbung ist bindend!
Den Aussteller:innen werden Administrationsgebühren in folgenden Rücktrittsfällen in Rechnung gestellt:
-
Nach Bestätigung der Bewerbung vor Vertragsversendung: CHF 50.-
-
Nach Vertragszustellung durch den Veranstalter: CHF 200
-
Nach Vertragsrücksendung durch den Aussteller: CHF 250
-
Bis 2 Monate vor Beginn von Rudolfs Weihnacht (bis 15.09.2024): 50% der Rechnungssumme
-
Bis 1 Monat vor Beginn von Rudolfs Weihnacht (bis 15.10.2024): 100% der Rechnungssumme
-
Nichterscheinen oder frühzeitiger Abbruch: 100% der Rechnungssumme + CHF 150.- (ist innerhalb von 10 Tagen zu zahlen)
HINWEIS: Diese Vorschriften gelten ebenfalls, wenn jemand von der Veranstaltung bei Nichtbefolgen von Anweisungen oder Verstoss gegen die Vertragsvorschriften verwiesen wird.
Die Veranstalterin behält das Recht, am Folgetag des Nichterscheinens über den Verkaufsstand zu verfügen.
KOMMUNIKATION
Alle bestätigten Aussteller: innen sind angehalten, die Kommunikation aktiv zu unterstützen. Der digitale Flyer kann von allen Ausstellern genutzt werden. Wir regen an, diesen auch grossflächig an Kunden zu verschicken und zu posten, damit dein Auftritt an Rudolfs Weihnacht an Relevanz gewinnt. Wir bitten alle, keine gedruckten Flyer am Event zu verteilen!
Wir arbeiten bereits eng mit der Presse zusammen. Wenn du etwas hast, was du als News-Wert erachtet, darfst du dich gerne per E-Mail bei uns melden.
Die Kommunikation zwischen den Aussteller:innen und dem OK-Team erfolgt ausschliesslich per E-Mail. Stelle also sicher, dass du die korrekte E-Mail in deiner Bewerbung angibst und regelmässig deine E-Mails checkst. Speichere am besten die Adresse ausstellen@rudolfs-weihnacht.ch unter deinen Favoriten, sodass keine E-Mail ungewollt in deinem Spam-Ordner landet.
Nach Vertragsabschluss wird eine Notfallnummer kommuniziert, die während der Marktdauer verwendet wird.
5. BEWERBUNGSFORMULAR
Update Mai 2025
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Hast du Fragen? Sende uns eine Mail.
Bis bald,
dein Team von Rudolfs Weihnacht ❤
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