Rudolfs Weihnacht | Bewerbung 2023

17. Nov - 23. Dez 2023

HERZLICH WILLKOMMEN LIEBE:R AUSSTELLER:IN
ZU RUDOLFS WEIHNACHT 2023

Update Juli 2023

Auf dieser Seite findest du alle wichtigen Informationen, die für deine Rudolfs Weihnacht-Bewerbung wichtig sind. Bitte lies alles in Ruhe und genau durch und fülle erst dann das Bewerbungsformular aus.

Zu beachten ist, dass sich Daten, Öffnungszeiten und somit auch die Preise leicht verändern können.

Alle hier aufgeführten Preise verstehen sich exkl. Mehrwertsteuer. Änderungen sind vorbehalten.

Rudolf und wir freuen uns sehr auf deine Bewerbung und ein baldiges Wiedersehen oder neues Kennenlernen!

Bis dahin wünschen wir Euch eine gute Zeit und alles Liebe

❤-lichst Euer Team von Rudolfs Weihnacht

RUBRIKEN

1. ECKDATEN

2. KATEGORIEN UND PREISE

3. CHALETS / HÜTTEN

4. ALLGEMEINE INFORMATIONEN

5. BEWERBUNGS-FORMULAR

1. Eckdaten

DATEN

Rudolfs Weihnacht findet vom Freitag, 17. November bis Samstag, 23. Dezember 2023 (36.5 Tage) statt.

ÖFFNUNGSZEITEN

Der Markt ist dieses Jahr wieder in zwei Zonen mit unterschiedlichen Öffnungszeiten aufgeteilt. Entscheide selbst, in welcher Zone und zu welchen der beiden Zeiten du dein Essen oder deine Produkte anbieten möchtest.

Option 1: Öffnungszeiten (Zone 1)

Montag bis Samstag: 11:00 - 22:00 Uhr
Sonntag: 11:00 - 21:00 Uhr

Option 2: Öffnungszeiten (Zone 2)

Montag bis Freitag: 16:00 - 22:00 Uhr
Samstag: 11:00 - 22:00 Uhr
Sonntag: 11:00 - 21:00 Uhr

☞ Die Eröffnung und den Abschluss machen wir alle gemeinsam:

Rudolfsröffnungstag: Freitag, 17. November 2023 um 17.00 Uhr
Rudolfsschlusstag: Samstag, 23. Dezember 2023 um 22.00 Uhr

Die Verteilung der Zonen können wir erst zu einem späteren Zeitpunkt bekannt geben, weil diese abhängig von den Anmeldungen sind. Ausstellende mit denselben Öffnungszeiten, sind an ähnlichen Orten.

Die Öffnungszeiten, der von dir ausgewählten Zone, ist verbindlich. Das heisst; wir agieren als Gemeinschaft und öffnen respektiv schliessen unsere Hütten im Einklang. Ein früherer Abbau oder eine frühere Schliessung der Hütte ist nicht gestattet.

HINWEIS: Die Preise verändern sich nicht, weil die Vorteile der unterschiedlichen Öffnungszeiten für die Ausstellenden individuell sind.

ORT

Luzerner Inseli-Park, Werftsteg, 6005 Luzern

(neben der Universität Luzern, hinter dem KKL und wenige Geminuten vom Luzerner Hauptbahnhof)

ECKDATEN

2. Kategorien und Preise

KONDITIONEN KATEGORIE 1: FOOD

Verkauf von ESSEN zum direkten Verzehr ( RESTAURATION): Fr. 17.11. – Sa. 23.12.2023 (37 Tage)

Phase 1 – 3: Chalet normal: 3x2m (6m2) für 37 Tage // CHF 4'080.-*
Phase 1 – 3: Chalet gross: 4x2m (8m2) für 37 Tage // CHF 4’635.-*

SPECIAL: TRUCKS & EIGENE BAUTEN

Grundsätzlich ist es nicht ausgeschlossen, dass Aussteller vorhandene Bauten, Trucks und Hütten selbst aufstellen.

Voraussetzung: Der Truck / Eigenbau muss zweifelsfrei in das Bild des Gesamtmarktes passen und den Dorfcharakter unterstreichen (z.B. Food-Stände mit Old-Timer-Trucks mit wenig / kein Branding, besonders hübsche Berg-Gondeln etc.) Die Entscheidung, ob diese Extra-Bauten bewilligt werden, obliegt ganz der Veranstalterin. Wir bitten in einem solchen Fall, ein Foto von deinem Truck / deinem Eigenbau in der Bewerbung mit zu senden, damit wir die Entscheidung bei der Auswahl besser treffen können.

Phase 1 – 3: Truck / Eigenbau für 37 Tage: CHF 4'635.- bis 8m2 (+ CHF 500.- pro zusätzlichen m2)

☞ ALLGEMEINE ANWEISUNGEN:

Der Verkauf von Getränken ist nicht gestattet.
Bewerbungen von Food-Ausstellenden werden ausschliesslich für die komplette Laufzeit angenommen.
Alle Fleischprodukte müssen aus der Schweiz sein
Fisch & Meeresfrüchte sind nicht erlaubt
Anbietende aus der Region & Anbietende mit vegetarischen / veganen Optionen werden bevorzugt

PLUS

UMSATZBETEILIGUNG

Wenn 12% vom Umsatz die Grundmiete übersteigt, so sind 12% vom Umsatz als zusätzliche Miete zu leisten.

PLUS

NEBENKOSTEN

Die Nebenkosten von CHF 1'000.- sind einmalig und beinhalten die allg. Reinigung und Abfallentsorgung, Sicherheitsdienst, Verwaltungskosten-Pauschale und einem Werbebeitrag.

PLUS

STROM

2023 Strom Updates:

In unserer aktuellen Planung gehen wir von einem Event ohne Restriktionen im Hinblick auf die Pandemie oder etwaige Stromengpässe aus. Die generellen Strompreise mussten wir, aufgrund einer Teuerung der EWL um 24%, entsprechend auch für die Aussteller:innen anpassen. Sollte es zu Vorschriften und weiteren Anpassungen durch Stadt oder Bund kommen, die sich auf den Event auswirken, würden wir die entsprechenden Anpassungen zeitnah kommunizieren.

Wir halten euch dazu an, stromsparende Massnahmen zu ergreifen; LED-Lampen, Einsatz von stromsparenden Kocheinrichtungen, Verzicht auf Heizungen, Einsatz von Isolationsmatten am Boden, etc.

Bei Vertragsabschluss bitten wir um genaue Angaben, wie viel Strom für die Gerätschaft maximal benötigt wird.

Die aktuellen Strom-Preise sind folgendermassen:

PLUS

★ Ein kleines Extra (optional) ★

Wir bieten Aussteller:innen die Möglichkeit, zusätzlichen Platz für Kühlschränke / Kühltruhe von max. 2m² für CHF 250.- / m² hinter der Hütte zu mieten.

Kühlschränke / Kühltruhen müssen mit Holz oder ähnlichem eingekleidet werden. Falls die Konstruktion das Marktbild negativ beeinflusst, wird diese Leistung zusätzlich zum Preis für den Platz hinter der Hütte mit einer Aufwandsentschädigung von CHF 200.- verrechnet und vom Rudolfs Weihnachts-Team übernommen. Keine Angabe = keine Erlaubnis ein Gerät hinter die Hütte zu stellen. Der Platz für den Wasserspender ist gratis.

KONDITIONEN KATEGORIE 2: PRODUKTE & FOOD-PRODUKTE

Verkauf von DESIGNS und / oder PRODUKTE und / oder ESSEN ZUM MITNEHMEN/VERSCHENKEN (DETAILHANDEL) Chalet normal 3x2m:

Phase 1: Fr. 17.11. – Di. 28.11.2023 für 12 Tage // CHF 720.-*
Phase 2: Mi. 29.11. – Mo. 11.12.2023 für 13 Tage // CHF 1'105.-*
Phase 3: Di. 12.12. – Sa. 23.12.2023 für 12 Tage // CHF 1'200.-*

☞ ALLGEMEINE ANWEISUNGEN:

Der Verkauf von Getränken ist ausschliesslich in geschlossenen Flaschen möglich. Nicht gestattet sind offene Getränke am Stand (wie eine Bar) auszuschenken und zu verkaufen!
Ausnahme: Für die Verkaufsförderung nach Absprache mit der Veranstalterin können Mini-Degustation in Shot-Gläser-Grössen bewilligt werden.
Ausgewählte abgepackte Lebensmittel wie Marmeladen, Kekse, Gebäcke, Kaffee- und Teespezialitäten, etc. - werden im Einzelfall betrachtet und mit Rücksprache der Veranstalterin genehmigt.
Anfragen von Spezialanbieter wie zum Beispiel Handwerker, welche Ihre Produkte auch vor Ort produzieren und präsentieren möchten nehmen wir gerne entgegen.
Bewerbungen sind für alle oder einzelne Phasen möglich.

PLUS

UMSATZBETEILIGUNG

Wenn 12% vom Umsatz die Grundmiete übersteigt, so sind 12% vom Umsatz als zusätzliche Miete zu leisten.

PLUS

NEBENKOSTEN

Die Nebenkosten von CHF 200.- sind pro Phase und beinhalten die allg. Reinigung und Abfallentsorgung, Sicherheitsdienst, Verwaltungskosten-Pauschale und einem Werbebeitrag.

PLUS

STROM

2023 Strom Updates:

Wir halten euch dazu an, stromsparende Massnahmen zu ergreifen; LED-Lampen, Einsatz von stromsparenden Kocheinrichtungen, Verzicht auf Heizungen, Einsatz von Isolationsmatten am Boden, etc.

Bei Vertragsabschluss bitten wir um genaue Angaben, wie viel Strom für die Gerätschaft maximal benötigt wird.

Die aktuellen Strom-Preise sind folgendermassen:

KATEGORIEN UND PREISE

3. CHALETS / HÜTTEN

Das Dorfleben soll verspielt und lebendig wirken, deshalb bietet Rudolfs verschiedene Hüttentypen an: Normale- (6m2) oder grosse- (8m2) Hütten sowie Hütten, die begehbar oder geschlossen sind.

Das OK versucht alle Wünsche der Begehbarkeit zu berücksichtigen.
Wir versuchen immer ein möglichst faires System zu erstellen, so dass niemand Vor- oder Nachteile hat.
WICHTIG: Dein Hüttenstandort wird erst nach deinem Einzug (Check-In) bekannt gegeben. Vorab können keine Hütten- und Standortwünsche berücksichtigt werden.
Die Hütten werden ohne jegliche Infrastruktur gestellt.
Jede Hütte hat einen einzigen Zugang zum Strom, gemäss der aufgegebenen Bestellung, welche spätestens bei Vertragsabschluss angegeben werden muss.

Die Feinverteilung in der Hütte und zum Stromkasten erfolgt durch den Aussteller (eigene Verteiler, Adapter und Mehrfach-Stromleisten mitnehmen).

Die Aussteller sind für Auftritt, Beleuchtung, Ablageflächen in der Hütte, Boden-Schutz / Isolation und die Dekoration selbst verantwortlich.

Das Anbringen von individueller Deko und Beschilderung usw. ist willkommen und erwünscht. Vor einem Vertragsabschluss werden dir hierzu noch genauere Infos geliefert. Bitte Aussteller Infos (Link folgt nach Vertragsabschluss) beachten und genau lesen.
Entstehen Schäden an der Hütte, werden die nötigen Reparaturen von der Veranstalterin vollständig den Mietern weiterverrechnet.
Die Mieter sind dazu verpflichtet, die Sicherheitsbestimmungen zu beachten.
Nach Beendigung des Mietverhältnisses sind die Hütten in ursprünglichem Zustand abzugeben und falls nötig, auf seine Kosten wieder herzustellen.
Detaillierte Hüttenpläne und Zusatzinformationen folgen nach Vertragserhalt.

Details zu den Hüttenmassen

Hütte gross nur für Food (4x2m)

Hütte normal (3x2m) geschlossen

Hütte normal (3x2m) begehbar

CHALETS / HÜTTEN

4. ALLGEMEINE informationen

ZAHLUNGSSYSTEM

All unsere Aussteller:innen müssen zwingend ein Cashless-Kassensystem (mit Schweizer Währung) haben und die Tagesabschlüsse vorlegen können. Wir empfehlen die Softwares wie Sumup, getButik oder Paymash. Hier können eure Gäste ganz einfach mit der EC- oder Kreditkarte bezahlen. Natürlich ist auch Twint eine gute Lösung. (Achtung: Es gibt immer noch einige, die kein Twint haben, deshalb ist die optimale Lösung, beides im Angebot zu haben!)

BEWERBUNGS-AUSWERTUNG

Wir beurteilen die Bewerbungen nach Qualität der Produkte und nach Nachfrageerfahrungen der letzten Jahren. Uns liegt es am Herzen, das Erscheinungsbild und der Auftritt im Sinne unserer Gäste zu gestalten und bestmöglich auf ihre Wünsche einzugehen.

Es ist grossartig, wenn wir bereits anhand eurer Bewerbung viel über euch erfahren dürfen. Gute Bilder und eventuell noch eins / zwei Worte über euch, eure Produkte und / oder eure Firma sind dabei sehr hilfreich.

AN- UND ABFAHRTEN / CHECK-IN UND -OUT

Die genauen Anfahrtszeiten erhalten die Aussteller:innen nach dem Vertragsabschluss. Der Weihnachtsmarkt liegt verkehrstechnisch günstig und ist einfach zu finden. Bitte achtet aber darauf, dass die öffentlichen Verkehrsregeln immer eingehalten werden und wir Dritte nicht behindern.

☞ Wir stellen keine Parkplätze zur Verfügung. Parkhäuser und öffentliche (kostenpflichtige) Parkplätze sind in der Nähe zu finden.

EINZUG / AUFBAU / CHECK-IN

Der Check-In-Zeitpunkt wird ein paar Tage vor dem Anlass bekannt gegeben. Sie erfolgen jeweils am Vormittag.

Phase 1:

Food Check-In’s: 1-2 Tage vor der Eröffnung
Produkte Check-In’s: 1 Tag vor Eröffnung oder am Eröffnungstag

Phase 2 und 3:
Produkte Check-In’s: Am ersten Markt-Vormittag

Beim Hüttenbezug ist ein Depot von CHF 300.- fällig. Ist das Verhalten der Ausstellerin / des Ausstellers während der ganzen Marktphase einwandfrei (pünktliches Öffnen und Schliessen, sauberes Arbeiten, Einhalten der hygiene- und Brandschutzauflagen, etc. …) und wird die Hütte im ursprünglichen Zustand zurückgegeben, so erhältst du dein volles Depot zurückerstattet.

ANLIEFERUNGEN

Die täglichen Anlieferungen können bis maximal 30 Minuten vor Marktbeginn getätigt werden.

ACHTUNG: In den letzten Jahren mussten wir leider die Erfahrung von Diebstählen machen. Wir legen euch nahe, eure Wertsachen immer auf euch zu tragen und eure Fahrzeuge niemals unabgeschlossen aus den Augen zu lassen! Ein Security-Team ist immer auf dem Platz und kann bei Unsicherheit oder Skepsis jederzeit dazu geholt werden.

AUSZUG / ABBAU / CHECK-OUT

Der Check-Out erfolgt am letzten Phasentag und nach Marktschliessung. Auch hier erhalten die Aussteller:innen einen genauere Informationen nach Vertragsabschluss.

ORDNUNG UND REINIGUNG

Jede:r Aussteller:in ist für die Sauberkeit seines:ihres Standes und dessen unmittelbaren Umfeld verantwortlich. Sollte dies nicht beachtet werden, kann eine zusätzliche Reinigung vom Veranstalter veranlasst und dem Betreiber in Rechnung gestellt werden.

Die Einhaltung von Hygienevorschriften und Brandschutz des kantons Luzern sowie der Einsatz eines Kassensystems durch Aussteller:innen, welche mit Essen zu tun haben, ist zwingend.

Beim Check-Out muss jede Hütte gereinigt und im ursprünglichen Zustand (innen und aussen) an das OK-Team zurückgegeben werden.

VERSICHERUNG / HAFTUNG

Jede:r Aussteller:in muss für die Laufzeit mit einer Haftpflicht- UND Sachversicherung (z.B. Diebstahl ausser Haus / für den Betrieb) versichert sein. Für die Versicherung ist jede:r Aussteller:in selbst verantwortlich. Gegenüber der Veranstalterin können keine Haftung erheben.

Kann Rudolfs Weihnacht aufgrund höherer Gewalt (Naturkatastrophe, politische Unruhen etc.) nicht stattfinden, entstehen keine gegenseitigen Haftungsansprüche.

ZAHLUNGSBEDINGUNG

Die Bewerbungen werden ausgewertet und schriftlich bestätigt / abgesagt. Mit der Bestätigung erhalten die Aussteller: innen den entsprechenden Vertrag. Dieser ist ausgefüllt und unterzeichnet an uns zurückzusenden. Mit vollständigem Vertragserhalt senden wir den Aussteller: innen eine erste Akonto-Rechnung, die innert 10 Tagen zu begleichen ist.

Der Zahlungseingang ist für den Check-In massgebend. Sollten die Zahlungsfristen nicht eingehalten werden, wird der Standplatz ohne weitere Wahrung an jemanden auf der Warteliste weitergegeben.

VERBINDLICHKEIT

Eine Bewerbung ist bindend! Den Aussteller:innen werden Administrationsgebühren in folgenden Rücktrittsfällen in Rechnung gestellt:

Nach Bestätigung der Bewerbung vor Vertragsversendung: CHF 50.-
Nach Vertragszustellung durch den Veranstalter: CHF 200
Nach Vertragsrücksendung durch den Aussteller: CHF 250
Bis 2 Monate vor Beginn von Rudolfs Weihnacht (bis 16.09.2023): 50% der Rechnungssumme
Bis 1 Monat vor Beginn von Rudolfs Weihnacht (bis 16.10.2023): 100% der Rechnungssumme
Nichterscheinen oder frühzeitiger Abbruch: 100% der Rechnungssumme + CHF 150.-

HINWEIS:
Diese Vorschriften gelten ebenfalls, wenn jemand von der Veranstaltung bei Nichtbefolgen von Anweisungen oder Verstoss gegen die Vertragsvorschriften verwiesen wird.

Die Veranstalterin behält das Recht, am Folgetag des Nichterscheinens über den Verkaufsstand zu verfügen.

KOMMUNIKATION

Alle bestätigten Aussteller: innen sind angehalten, die Kommunikation aktiv zu unterstützen. Der digitale Flyer kann von allen Ausstellern genutzt werden. Wir regen an, diesen auch grossflächig an Kunden zu verschicken und zu posten, damit dein Auftritt an Rudolfs Weihnacht an Relevanz gewinnt. Wir bitten alle, keine gedruckten Flyer am Event zu verteilen!

Wir arbeiten bereits eng mit der Presse zusammen. Wenn du etwas hast, was du als News-Wert erachtet, darfst du dich gerne per E-Mail bei uns melden.

Die Kommunikation zwischen den Ausstellern und dem OK-Team erfolgt ausschliesslich per E-Mail. Stelle also sicher, dass du die korrekte E-Mail in deiner Bewerbung angibst und regelmässig deine E-Mails checkst. Speichere am besten die Adresse ausstellen@rudolfs-weihnacht.ch unter deinen Favoriten, sodass keine E-Mail ungewollt in deinem Spam-Ordner landet.

Eine Notfalln für während der Marktdauer wird nach Vertragsabschluss zur Verfügung stellen.

ALLGEMEINE INFORMATIONEN

bewerbungs-formular

Update 10.08.2023

Leider ist die Bewerbungsphase 2023 bereits abgeschlossen.

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Herzlich, Dein Team von Rudolfs Weihnacht ❤

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